Lukemattomat postit. Pop-up-ikkunat. Puhelut. Pikaviestit ja päivitykset. Välilehtien välillä surffausta sekä kesken jääneitä töitä.

Viime vuosien aikana etätyön, tietotyön ja sosiaalisen median palveluiden käyttö työtehtävissä on yleistynyt. Suomalaisista työntekijöistä yli kolmannes käyttää sosiaalisen median palveluita töissään. Tietotyö näyttää ulospäin siistiltä ja helpolta, mutta sen sisältö voi olla kaaosta.

Tietotyö tarkoittaa tiedolla työskentelyä ja ajatustyötä. Siihen kuuluu asioiden huomaamista, kirjaamista ja muistamista, ongelmien ratkaisua, päätöksentekoa, lukemista ja uusien tietojen ja taitojen oppimista. Tämä vaatii paljon aivoilta riippumatta siitä, millä alalla työskentelet.

Työ on muuttunut merkittävästi viimeisten vuosisatojen ja -kymmenten aikana, kun taas ihmisaivojen toiminta on säilynyt suurin piirtein samana tuhansien vuosien ajan. Aivot, jotka ovat peräisin metsästäjä-keräilijäaikakaudelta, ovat sopeutuneet havaitsemaan vaaroja ja pysymään jatkuvasti tarkkaavaisina ympäristön muutoksille.

Nykyajan avokonttorit, jatkuva digitaalinen keskeytystulva ja keskeneräisten tehtävien kasaantuminen voivat aiheuttaa stressiä, jonka aivomme käsittelevät vaarana. Stressi voi hetkellisesti parantaa suorituskykyä auttamalla keskittymään tehtäviin nopeasti.

Pitkäaikainen stressi eli distressi voi aiheuttaa muistiongelmia, tarkkaavuuden heikentymistä ja mielialahäiriöitä.

Eroon keskeytyksistä

Tietotyöntekijöitä koskevien tutkimuksen mukaan kestää keskimäärin noin 23 minuuttia palata alkuperäiseen tehtävään keskeytysten tai itse aiheutettujen häiriöiden jälkeen. Jokaisen tulisi harkita, mitkä keskeytykset ovat todella tarpeellisia työn kannalta. Esimerkiksi palohälytyksen kuuleminen on varmasti jokaisen tärkeää huomata, mutta jokaista uutta julkaisua emme ehkä tarvitse ilmoituksina kännykkämme näytöllä.

Keskeytyksistä luopuminen edellyttää koko työyhteisön hyväksyntää siitä, ettei työntekijä ole jatkuvasti tavoitettavissa. Työntekijöitä tulisi myös kouluttaa ottamaan automaattiset ilmoitukset pois päältä tai varaamaan kalenteriin keskeyttämätöntä työaikaa.

Aivot kuormittuvat verkkopalavereissa

Kun tuijotamme ruutua, aivojemme on tehtävä ylimääräistä työtä, koska emme saa luontaista nonverbaalista viestintää vastapuolelta. Aivojen on tulkittava viestejä pelkän äänen perusteella, mikä vaatii merkittävää ponnistelua. Erityisesti tilanteissa, joissa luotamme pelkästään ääneen, aivomme joutuvat tekemään paljon työtä täydentääkseen puuttuvaa informaatiota.

Välttäkää siis turhia palavereita ja tavatkaa mahdollisuuksien mukaan myös kasvokkain!

Pidä selkeät työajat myös kotona työskennellessä

Liukuva työaika mahdollistaa positiivista joustoa työn ja perhe-elämän välille, mutta on

myös tärkeä pitää kiinni työajan rajoista piilotyön välttämiseksi. Selkeä työajan ja vapaa-ajan erottaminen antaa aivojen levätä ja stressin laskea.

Vinkkejä

1. Pomodoro

Pomodoro-tekniikka on ajankäytön hallintamenetelmä, joka perustuu työskentelyjaksojen ja taukojen rytmittämiseen. Se koostuu työjaksoista, yleensä 25 minuuttia, joita kutsutaan ”pomodoroiksi”, ja niitä seuraa lyhyt tauko esimerkiksi vessassa käyntiin tai kännykän katsomiseen, noin 5 minuuttia. Jokaisen neljän pomodoron jälkeen pidetään pidempi tauko, yleensä noin 15-30 minuuttia.

2. Keskeytyksetön työaika

Varaa kalenteriin keskeytyksetöntä työaikaa, joka kertoo kollegoillesi sinun olevan nyt työtehtävään keskittyneenä ja sinut tavoittaa vain hätätapauksissa, puhelimella. Voit varata tätä jo ennen, kuin tiedät mitä tehtävää tulet edistämään.

3. Aamusuunnitelma

Kirjoita aamulla asiat, joita aiot tänään edistää, ja millainen päiväsi tulee olemaan.

4. Kellota sähköpostin katsomiset

Kirjaa kalenteriisi esimerkiksi tasatunneittain sähköpostin katsominen, ja pysy muuten poissa sieltä.

5. Vältä multitaskausta

Useat tutkimukset ovat osoittaneet, että multitaskaaminen eli usean tehtävän samanaikainen suorittaminen heikentää keskittymiskykyämme ja tuottavuuttamme. Aivot eivät pysty keskittymään täysin kahteen tai useampaan tehtävään samanaikaisesti, vaan niiden on vaihdettava fokusta nopeasti tehtävästä toiseen. Tämä aiheuttaa aivojen kuormittumista ja lisää virheiden riskiä.

Käytä tehtäväkokonaisuuksille useampaa selainikkunaa, joiden vaihtelu on työläämpää kuin välilehtien. Pidä auki vain välilehtiä, joita tarvitset aktiivisesti, ne eivät ole “työlistasi”.

6. Vireyskalenteri

Mieti, milloin olet energisin ja kohdenna päivän tiukinta keskittymistä vaativat työt siihen ajankohtaan. Rutiinihommia voi säästää hetkiin ja väleihin, jolloin et tunne oloasi niin virkeäksi. Pohdi myös, miten aloitat ja lopetat työpäivän energisoivasti.

7. Vähennä tietotulvaa

Karsikaa turhat sisäiset viestintäkanavat, peru turhat uutiskirjeet ja seuraa vain sivustoja, jotka oikeasti sinua kiinnostavat. Aseta itsellesi sosiaalisen median päivittäinen käyttöraja.

8. Yhdistä liikunta ja työ

Miltä kuulostaisi työskentely seisten tai ulkona auringossa? Myös taukojumppa on erityisen hyvää, palauttavaa toimintaa aivoille. Liikunta lisää verenkiertoa kehossa, mukaan lukien aivoissa. Fyysinen aktiivisuus vapauttaa “onnellisuushormoneja” endorfiineja, serotoniinia ja dopamiinia, jotka voivat lievittää stressiä. Tutkimusten mukaan liikunta voi myös stimuloida uusien hermosolujen kasvua ja synapsien muodostumista aivoissa, mikä voi johtaa parempaan kognitiiviseen suorituskykyyn!