Esihenkilön työkyky on yksi toimivan johtamisen perusedellytyksistä. Hyvä työn organisointi, selkeät vastuut ja riittävä tuki auttavat jaksamaan ja jättävät enemmän tilaa varsinaiselle johtamistyölle.

Esihenkilötyössä on pystyttävä pitämään samanaikaisesti hallussa sekä tämän hetken tarpeet että pidemmän aikavälin tavoitteet. Työntekijät tarvitsevat tukea ja päätöksiä, työn etenemistä on seurattava ja tulevaa suunniteltava. Tehtävä vaatii siksi muutakin kuin asioiden hoitamista yksi kerrallaan. Olennaista on, että aikaa jää kokonaisuuksien hahmottamiseen ja harkittuun johtamiseen.

Käytännössä työpäivä voi kuitenkin täyttyä nopeasti palavereista, viesteistä, keskeytyksistä ja tilanteista, jotka vaativat välitöntä reagointia. Kun huomio siirtyy asiasta toiseen ja kalenteri täyttyy aina vain, suunnittelulle ja keskittymistä vaativille tehtäville jää yhä vähemmän tilaa. Yksi johtamistyön tärkeimmistä edellytyksistä – aika ajatella – voi silloin jäädä taka-alalle.

Kuormitus ei kuitenkaan ole vain henkilökohtainen asia. Esihenkilön työskentelytavat ja voimavarat heijastuvat väistämättä myös ympärillä olevaan työyhteisöön. Jos oma työpäivä kuluu kiireellisten asioiden ratkaisemiseen, aikaa työntekijöiden kohtaamiselle, ennakoinnille ja johtamisen kehittämiselle jää vähemmän.

Siksi esihenkilön työkykyä tarkasteltaessa kannattaa kysyä paitsi miten hän itse jaksaa, myös mahdollistaako työn rakenne hyvän johtamisen.

Kiire vie tilaa ajattelulta

Esihenkilötyöhön kuuluu usein tasapainottelua erilaisten odotusten välillä. Organisaatiolla on omat tavoitteensa, henkilöstö tarvitsee tukea ja arjen tilanteet vaativat ratkaisuja. Työterveyslaitoksen mukaan esihenkilöitä kuormittavat muun muassa työn suuri määrä ja tuen puute. Työhön voi liittyä myös tunnekuormitusta esimerkiksi silloin, kun esihenkilö käsittelee työyhteisön ristiriitoja, työntekijöiden haastavia elämäntilanteita tai työkykyyn liittyviä kysymyksiä.

Kun tehtäviä on enemmän kuin työpäivään mahtuu, työ muuttuu helposti reaktiiviseksi. Päivää määrittävät sähköpostit, viestit, kokoukset ja asiat, jotka on ratkaistava mahdollisimman nopeasti. Silloin kiireellinen syrjäyttää helposti tärkeän.

Johtaminen vaatii kuitenkin myös keskittymistä. Esihenkilön pitäisi pystyä hahmottamaan kokonaisuuksia, ennakoimaan tulevaa ja arvioimaan, mihin tiimin aikaa ja voimavaroja kannattaa suunnata. Myös haastavat henkilöstötilanteet vaativat harkintaa. Päätöksiä ei ole suotavaa tehdä ensimmäisen mahdollisen vapaan vartin aikana kahden kokouksen välissä.

Ajatteluaika ei siis ole työstä irrallista aikaa vaan olennainen osa esihenkilötyötä. Jos sille ei löydy kalenterista tilaa, kannattaa tarkastella, mistä työpäivä todellisuudessa koostuu.

Erityisesti kokousten määrää on hyvä arvioida kriittisesti. Tarvitaanko esihenkilöä jokaisessa palaverissa – ja koko kokouksen ajan? Voisiko jonkin asian ratkaista lyhyellä viestillä tai pienemmällä osallistujajoukolla? Yksittäinen palaveri ei välttämättä tunnu kuormittavalta, mutta täyteen varattu kalenteri pirstoo työpäivän ja voi siirtää keskittymistä vaativat tehtävät varsinaisen työajan ulkopuolelle.

Kuka johtaa, jos aika ei riitä?

Esihenkilöltä odotetaan usein selkeyttä juuri silloin, kun työyhteisössä on paljon meneillään. Muutoksissa, epävarmuudessa ja kiireessä työntekijät tarvitsevat tietoa siitä, mitä tapahtuu, mihin keskitytään ja mitä heiltä odotetaan.

Jos esihenkilön omat voimavarat ovat jatkuvasti koetuksella, tämän tehtävän hoitaminen vaikeutuu. Työterveyslaitos muistuttaa, että esihenkilön hyvinvointi vaikuttaa muun muassa päätöksentekoon ja johdonmukaiseen toimintaan. Kyse ei siis ole ainoastaan esihenkilön omasta kokemuksesta, vaan johtamisen edellytyksistä.

Kuormitus voi näkyä työyhteisön arjessa hyvin käytännöllisillä tavoilla. Keskustelut siirtyvät, palautetta annetaan vähemmän ja päätöksiä tehdään kiireessä. Työntekijälle voi syntyä tunne, ettei esihenkilöllä ole aikaa kuunnella tai ettei työn suunnasta ole selvyyttä. Esihenkilö puolestaan saattaa kokea, ettei hän ehdi tehdä johtamistyötään niin hyvin kuin haluaisi.

Tämän vuoksi esihenkilöiden työkyvyn tukeminen kannattaa nähdä myös osana koko työyhteisön hyvinvoinnin edistämistä. Hyvinvoiva esihenkilö ei luonnollisestikaan yksin ratkaise työpaikan kaikkia kuormitustekijöitä, mutta riittävät voimavarat antavat paremmat edellytykset ihmisten kohtaamiseen, päätöksentekoon ja arjen johtamiseen.

Samalla on tärkeää välttää ajatus siitä, että kiire pitäisi vain oppia hallitsemaan paremmin. Jos työmäärä on jatkuvasti liian suuri, kalenteri täynnä ja vastuualue liian laaja, ongelmaa ei ratkaista uudella ajanhallintamenetelmällä. Silloin katse on suunnattava työn rakenteisiin.

Esihenkilön ei kuulu selvitä yksin

Esihenkilön tehtävänä on tukea työntekijöitään, mutta myös esihenkilö tarvitsee tukea. Tässä organisaation toimintatavoilla on suuri merkitys. Onko esihenkilöllä mahdollisuus keskustella haastavista tilanteista oman esihenkilönsä kanssa? Onko vastuunjako selkeä? Saako päätöksentekoon tarvittaessa tukea?

Työterveyslaitos nostaa vertaistuen yhdeksi esihenkilön jaksamista tukevaksi tekijäksi. Keskustelu toisen esihenkilön kanssa voi auttaa huomaamaan, ettei kaikkia tilanteita tarvitse ratkaista yksin. Samalla voidaan jakaa käytäntöjä ja löytää uusia näkökulmia tilanteisiin, jotka omassa työssä tuntuvat hankalilta.

Tuen pitäisi kuitenkin olla osa tavallista esihenkilötyötä eikä vasta keino reagoida tilanteeseen, jossa voimavarat ovat jo vähissä. Myös kuormituksesta pitäisi voida puhua ilman, että se tulkitaan merkiksi siitä, ettei esihenkilö selviydy tehtävästään.
Työterveyshuolto voi toimia organisaation kumppanina esihenkilöiden ja koko työyhteisön työkyvyn tukemisessa. Olennaista on tunnistaa paitsi yksilön tilanne myös ne työhön liittyvät tekijät, jotka kuormitusta aiheuttavat. Jos samanlaiset haasteet toistuvat useilla esihenkilöillä, kyse voi olla yksittäisen ihmisen sijaan esimerkiksi työn organisoinnista, vastuiden määrästä tai johtamisen rakenteista.

Vähemmän tekemistä, enemmän aikaa olennaiseen

Kiireiset jaksot kuuluvat työelämään, eikä jokainen täysi kalenteri ole merkki ongelmasta. Huomiota kannattaa kuitenkin kiinnittää tilanteeseen, jossa kiireestä tulee pysyvä toimintatapa. Jos keskittymistä vaativat tehtävät siirtyvät jatkuvasti iltoihin, palaverit täyttävät päivät ja tunne keskeneräisyydestä seuraa viikosta toiseen, työn kokonaisuutta on syytä tarkastella.

Esihenkilön työkyvystä huolehtiminen tarkoittaakin myös työn edellytysten tarkastelemista. Onko vastuualue realistinen? Onko tehtäviä mahdollista priorisoida tai jakaa? Jääkö työpäivään aikaa henkilöstön kohtaamiselle ja suunnittelulle? Tietääkö esihenkilö, mistä hän saa tukea haastavassa tilanteessa?

Jos vastaus näihin kysymyksiin on toistuvasti ei, on turhaa olettaa, että esihenkilön pitäisi yrittää tehdä enemmän samassa ajassa. Joskus parempi johtaminen alkaa siitä, että tekemistä on vähemmän.

Kun esihenkilöllä on aikaa ajatella, kuunnella ja suunnitella, hänellä on myös paremmat mahdollisuudet tehdä sitä työtä, jota varten hän on esihenkilönä: johtaa ihmisiä ja työtä.

Lähde: Työterveyslaitos, ”Esihenkilö tarvitsee lisää ajatteluaikaa ja vähemmän palavereja”, 18.8.2026.

 

Tutustu sivuillamme lisää Pohjois-Suomen Työterveys ry:hyn!